你是不是也有过类似的经历？
当你想要专注做某件事时，大脑瞬间冒出一个捣蛋鬼，不断提醒你，晚点要跟技术开会，得检查文档是否齐全；明天要跟老板汇报项目进度，得花点时间做汇总；周末是朋友的生日，还得去挑礼物……
一天下来，似乎做了很多事，似乎又没做什么事情，会感觉时间不够用。
但真不是时间不够用，而是你用错了大脑。从最近的调研报告显示，蓝领一天工作 10 小时以上，一个月工资三四千；而富豪一天工作不到 3 小时，一个月收入几十万。
因此，时间管理不是让自己每分钟都处于工作状态，而是帮你分清，哪些是事情重要，哪些事情应该优先做。
今天跟你分享的外包大脑方法，一直是我近三年都在用的，由时间管理达人艾伦提出的 GTD（Getting Things Done）演变而来的，就是将把要做的事写在纸上或记在软件上，然后进行体系化管理，相当于请了一个私人秘书，不仅帮你驱赶走大脑的捣蛋鬼，还帮你把日程安排好。
这个外包大脑方法，核心步骤就三个：收集 → 分类 → 处理。
收集
写在纸上容易丢，我用的是滴答清单软件，每完成一项任务，勾掉一个清单，非常有成就感。
随时随地，把我看到的、想到的、需要做的，都记录到滴答清单「收集箱」：
- 看到一篇好的文章，有了一些感悟，将原文链接跟感悟，一并记下来。
- 饭桌上聊到了有趣的话题，并且引发了我的思考，将话题跟思考都记下来。
- 刷抖音知乎看到的金句，让我耳目一新，把金句记下来。
分类
我在滴答清单搭建了 5 种类型的清单：
- 【2分钟清单】：2 分钟内完成。
- 【行动清单】：2 分钟内完成不了。
- 【项目清单】：一般是工作或生活比较重要的任务，比如述职、副业，那么每起一个项目，建立一个清单。
- 【等待清单】：委派给他人做的事情。
- 【备忘清单】：可能做也可能不做，或不知道什么时候做的事情，包括我收藏的文章、想购买的物品等。
稍微空闲时，可以把「收集箱」的事项进行分类，按照「是否可以行动」划分，分为两个大类：
不可行动的
对于不可行动的事情，偏向个人感想，比如日常碎碎念、文章的金句、对某件事的看法，我会直接发到 flomo.
可行动的
对于每一个任务，逐一去问这几个问题：
1）这个事情有意义吗？
如果没有，删除。
2）能在 2 分钟内做完吗？
如果可以，放入「2分钟清单」，立即去处理。
3）能委派他人来做吗？
如果可以，请交给他人来做，把任务放到「等待清单」，时不时追踪一下进度。
4）明确了什么时候做，或有截止日期？
如果是，放到「行动清单」或「项目清单」，然后在某个日期去做。
按照步骤数，一个动作就完成的任务称为行动，将两个以上动作才能完成的任务称为项目。
5）不知道做不做，或没有截止时间？
如果是，放到「备忘清单」，等确定了时间再去做（可能也会删除）。
处理
分类好之后，把事项从高优先级开始处理。
从「项目清单」开始，再到「行动清单」，如果都已经清空当天的事项，那么可以从「等待清单」或「备忘清单」中选出一些高优先级的事项，放入「行动清单」，然后去做。
需要注意的是，有些行动，即使是很简单的，也不是自己一执行就完成，那么可以备注一下最新进度，如下图所示：
滴答清单小技巧
时间线视图
类似甘特图，这是我特别喜欢的功能，点击一下项目清单，即可把相关项目的任务都展示在时间线上（任务要设置开始日期跟截止日期），一目了然。
方法很简单，点击清单右上角… → 时间线试图。设置对象可以是清单文件夹，也可以是某个清单。
碎片时间
比较有特色的清单夹是碎片时间，每当我有几分钟的碎片化时间，脑子不知道做什么事情时，那么我就可以拿起这个清单列表，找点事情干。此外，这个场景还可以细分一下，比如通勤坐地铁的 15 分钟能做什么？在书吧等人的 15 分钟能做什么？
千万别小看这些碎片时间，我很多的文章段落都是利用各个碎片化时间写出来的，5分钟挑个选题，15分钟写一段话。
快速添加
在电脑的任何页面，不管正在聊微信，还是看电影，只要想添加事项，只需要按下快捷键，在悬浮于屏幕上的输入框内输入事项，Enter 回车完成。
Windows 快捷键：同时按住 Ctrl + Shift + A
Mac 快捷键：同时按住 Cmd + Shift + A
此外，我们还可以用快捷键给任务指定清单夹、标签以及日期提供：
- 在输入栏内输入「#」，可以快速为任务指定标签。
- 在输入栏内输入「~」，可以快速将任务添加到指定清单。
- 在输入栏内输入「*」，可以快速为添加的任务设置日期。
番茄工作
简单来说，可以用滴答清单的番茄闹钟（手机、电脑都有），默认设定专注时间为 25 分钟，每隔 25 分钟休息 5 分钟。在这 25 分钟中，找个安静的地方，将手机设为静音，不看消息，不刷抖音，全程聚焦在当前的事项上。如果大脑冒出什么其他想法，快速记下来就好，放在一旁。
更爽的是，滴答清单会为我们生成一份数据报告，包括了专注时长、专注的时间段，让我们可以了解到自己每天能做多少件事，以及因什么时间段做事的效率最高，等到下一次规划当天任务时，就可以有效做出调整。
彩色桌面便签
这个功能是我最喜欢的功能，便签放在桌面上，随意记录，有多少来多少，还支持插入图文、PPT等文件，真的赞一个~
我主要分为四种便签，有 8 种颜色，每个便签都可以换一个：
- 黄色：今天 TodoList，上面写待办，下面写结果，这样做事有头有尾。
- 蓝色：选题灵感，想写什么就写什么，没有主题也不强求句子通顺。
- 绿色：aha时刻，主要记录让我开心激动的事情，以后回顾时也会感到很开心。
- 紫色：文件资料，主要存放相关的图片、PPT文件，还我一个干净的桌面。
创建便签的方法也很简单：在滴答清单创建任务 → 右键选择「打开便签」，即可显示在桌面。
更换颜色：将鼠标移动到便签右上角👚 → 选择颜色。
最后做个小结，只要不断重复「收集 → 分类 → 处理」这个过程，让滴答清单做你的私人秘书，所有的事情都变得有条不紊，你的大脑瞬间变得清晰，感觉倍爽儿，再也不用担心捣蛋鬼影响你的专注。
参考资料
[5] 大K小E-职场姐妹-干货📚7年印象笔记，这5功能让我效率翻2倍
为了更好的阅读体验，来语雀看吧：
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