大家好，我是北京同城群发起人：宋大范儿。

2024年1月6日，北京组织了一场年会，包含了下午场分享论坛和晚场年会晚宴，引起了圈友的广泛关注。年会举办的很成功，好评如潮，一些数据如下：

1）参加人数190人（名额限制在150人），每人收费299元（含160元晚宴）；

2）年会报名名额放出三次，每次都在当晚抢完；

3）年会所有抽奖奖品（特等奖、一等奖、二等奖、三等奖）和游戏奖品均为热心圈友赞助；

4）年会所有主持人、节目表演者、分享嘉宾、志愿者均为生财圈友；

5）年会现场所有照片实时发布、年会30秒快剪视频在会后5小时剪出，年会4分钟正式视频在24小时内剪出。

年会现场照片云相册链接：

https://www.xxpie.com/m/album?id=658a4a1521b0917a13bca759&source=SHARE_LINK&r=4475

年会30秒快剪如下：

年会3分40秒正式视频网盘地址如下：

今天我就给大家做一次年会复盘，谈一谈：如何组织一场高质量的年会活动。

如果你是第一次组织年会，推荐按照以下顺序，一场年会就可以顺利组织下来：

1、定基调

2、设计年会主题

3、一对一邀请论坛分享嘉宾

4、发召集帖

5、征集志愿者

6、确定场地

7、建年会群

8、征集年会表演节目

9、征集晚宴主持人

10、确定专业外部供应商

11、征集晚宴抽奖奖品赞助商

12、采购年会物资

13、年会流程定稿

14、上午测试+彩排

15、活动中总控

16、会后输出

17、一些其它注意事项

1、定基调：基调决定了年会的一切细节，是年会的整体框架。包括：

1）年会调性：是想要欢乐轻松的？还是要专业严肃的？还是要会销性质的活动？

2）年会形式：分享论坛？晚宴庆典？还是两者都要？

3）年会预算：让参会圈友感觉实惠些？还是踩接受度上线？还是想展示奢华，筛选圈友？年会这种大型活动必须要先定价，再照着预期收入来进行年会软硬件、物料的取舍和采购。

4）参会范围：只允许圈友参加？还是可以带家属？还是面向非圈友公开？

5）官方报备：当确定好了年会的框架，一定要找鱼丸说要做年会的事情。

北京年会是欢乐轻松的新年团拜会的调性，采用了下午分享论坛+晚宴庆典的形式，收费：299元/人（包含160元晚宴：150元餐标+10元饮料），圈友可以携带家属，家属同标准收费。

2、设计年会主题：年会主题是年会的核心slogan，是主视觉和其他物料设计的核心，也展示了仪式感。主题最好是短句口号，需要朗朗上口，符合口宣音调节奏，一般为8字2个四字词比较好。主题要有一些寓意，能取一些好的意念就会比较出彩。

北京年会的主题Slogan是：合则有术聚能生财

有了年会主题就可以设计相关物料了，包括：

1）主视觉签到背板：3*6或者3*7比较常用，预算充足的话可单独配备顶灯

2）云相册开屏图片：手机海报尺寸

3）现场大屏背景图：根据场地大屏尺寸来设计

3、一对一邀请论坛分享嘉宾：邀请分享嘉宾，最好：

1）选择日常组局不常见的嘉宾；

2）男女嘉宾比例比较均衡；

3）单独分享嘉宾和圆桌嘉宾不要重复，给更多嘉宾亮相的机会

这个环节可以请鱼丸帮忙，导出2023年整年精华贴的列表，从中选择合适的分享嘉宾和建议主题范围，要符合生财的调性和内容的。

嘉宾确定了之后，收集嘉宾的介绍和大概的分享主题，就可以制作年会海报了。

*注意：这个时候还没有年会地址，也不需要具体地址，年会海报上不要写年会具体地址，这是个小细节，后面会解释。

4、发召集帖：要在线下聚会页面发起活动，让所有圈友从聚会页面报名，一是可以更好的统计名单；二是有线上志愿者帮忙拉群、通知和进行参会人员调整等工作；三是保证报名参会的人都是生财圈友。

发完召集帖就可以开始相关工作了，包括：

1）同城群内发年会海报，要保持一定频率，比如每天早上或晚上发一次；

2）朋友圈发年会海报，号召报名的圈友帮忙海报宣传；

3）请线上志愿者帮忙盯着报名进度，随时找官方分批次放名额。

北京年会没有用海报宣传，也没有朋友圈宣传，名额比较抢手，每次适当名额都在当天抢完，没有给我们宣传的机会（请允许我凡尔赛一下北京圈友的热情）。

5、征集志愿者：众人拾材火焰高。除了官方分配的线下志愿者，一场大型年会一定缺少不了线下志愿者，在同城群里征集一些线下志愿者，建立志愿者群，进行工作分配和日常沟通，部分举例：

1）节目志愿者：负责在群里征集表演节目，收集节目信息，跟进节目准备，收集节目伴奏等物料，和晚宴主持人核对节目排表和串稿；

2）家属志愿者：负责收集家属报名信息，家属费用收取；

3）嘉宾志愿者：负责发放生财有术ppt模版，收集嘉宾个人介绍和照片，收集嘉宾分享ppt，负责配合分享论坛主持人串主持稿需要的嘉宾信息，年会当天接待嘉宾；

4）住宿志愿者：负责收集需要住宿人员名单和信息；

5）年会当天现场志愿者，包括：

北京年会征集了20名志愿者，志愿者实际报名人数远超这个数字，我们只选用了20人。

6、确定场地：年会季场地一般比较紧张，所以一定要提前订好，以便发生最后没有场地的窘境。

1）确定场地规格：用计划召集人数和收费标准，估算出总体的预算，根据预算定下能接受的场地租金区间，在区间内选择场地；

2）确定场地大小：分享环节是采用课桌式还是剧院式，如果有晚宴是在同一个厅吃饭还是换厅吃饭，场地是否需要留白，希望参会者的体感程度，来整体考虑选择多大的场地；

3）选择场地的时候需要考虑的内容：交通便利程度、距离地铁步行距离、LED大屏效果、舞台灯光效果、场地音响效果、麦克风个数及效果、大屏和舞台灯是否额外收费、当天是否有酒店灯光和音控师全程服务、场地方是否提供矿泉水，如提供，数量多少、是否提供纸笔、是否帮忙摆好物资、有没有化妆间、如果有晚宴环节，翻台时间、翻台期间参会人员休息场地是否免费提供、晚宴开场的酒杯和饮料是否配合准时摆好、晚宴餐标多少、几个菜单可供选择、是否有住宿、住宿协议价格、停车场是否收费、收费标准、是否可以减免、提供操作指引

4）特别注意：年会场地一定要踩点，踩点的时候要测试好大屏、灯光、音响和住宿环境。

7、建年会群：一旦报名名额满员之后，就马上请线上志愿者提前建年会群，方便在群里发年会通知、及时公布最新消息、预热、核对名单等。

*年会具体地址只在年会群内公开，同城群内和公开宣传海报及朋友圈都不公布年会具体地址。

8、征集年会表演节目：最好是征集圈友来表演，节目形式不限，专业度不限，舞台经验不限，只要有热情、愿意上台表演即可。年会总导演要确定心理预期并在征集时告诉圈友：这是圈友的年终聚会，就是热闹欢乐一下，哪怕舞蹈不齐唱歌稍微跑调都没关系，主打就是自然欢乐、气氛到位就行。

*注意：最好要有ending曲。

9、征集晚宴主持人：和表演节目一样，最好是圈友来担任，尽量不要外聘专业人士，也对经验不限，只要有热情即可。一般2男2女四个主持人是比较合适的。

主持人需要做的工作包括：自行决定服装、主持稿、和节目志愿者/抽奖者/游戏负责人/声控台对流程。

10、确定专业外部供应商：哪些项目雇佣专业供应商，取决于预算，包括：

1）摄影：包括专业摄影师、云相册和后台实时修图；

2）摄像：包括碎片机位专业摄像师，全场摄制年会摄像碎片，可要求年会结束后30秒快剪视频和3-4分钟正式剪辑视频；和固定机位专业摄像师，全程摄制分享论坛和晚宴，最后输出粗剪后的全部素材；

3）专业设计师：负责主视觉背板、云相册开机画面、LED背景图片设计；

4）搭建商：负责主视觉签到背景板的印制、背景板灯光的运输和搭建和拆除；

5）化妆师：需要明确化妆的人数、妆容要求和是否跟场；

6）游戏专业团队：晚宴需要强有力的游戏团队来带动游戏环节，引爆气氛，游戏团队专业度直接影响晚宴的气氛效果；

7）替补备勤：在分享论坛和晚宴开场后，需要有非圈友的替补备勤负责迟到签到和控制音响/pp/播放音乐等工作，参会圈友需要在活动进行时撤出来专心参会。

北京年会除了没有聘用固定机位专业摄像师，以上所有项目都外聘了专业供应商。

11、征集晚宴抽奖奖品赞助商；如果年会有晚宴环节的话，最好搭配抽奖环节，如果预算足够，可购买抽奖奖品，如果预算不足，可征集抽奖奖品，并请赞助商抽奖及颁奖作为奖励。年会抽奖要注意几点：

1）最好使用抽奖箱抽奖，会更有互动感和氛围感；

2）赞助奖品只接手实物奖品，不接受任何知识星球门票（生财门票除外）和知识付费课程；

3）年会奖品要拉开层次，一般设置为：特等奖、一等奖、二等奖、三等奖。

北京年会的奖品设置如下，供参考：

特等奖1名：生财免费门票一张

一等奖5名：生财T恤一件

二等奖20名：书籍一套2本

三等奖30名：面膜一盒

游戏奖品40名：书籍1本

12、采购或制作年会物资，包括但不限于如下内容，每个组织者可根据自己的流程设计选择内容：

1）三种饮料：推荐1.8L果粒橙、2L可口可乐、2L雪碧，每桌3瓶，多采购一些备用；

2）矿泉水：人均1-2瓶即可；

3）氛围物料：金色签到笔、定制可乐、氮气球、氮气充气罐、香槟塔、定制可乐、手拍、小喇叭、荧光棒、彩色假发、装饰眼镜、金链子、手举牌、特等奖牌；

4）活动物料：嘉宾名牌、桌牌、人名牌、条幅、签字笔；

5）*不建议准备任何酒类

13、年会流程定稿：分享嘉宾主题、翻台时间、晚宴节目/游戏/抽奖都定下来之后，就可以出正式完整的年会流程了，可更新正式的最终版海报，在年会群公布，在同城群宣传。

14、上午测试+彩排：年会当天所有筹备人员需提前到场，需要做以下工作：

1）提前开空调，开灯；

2）测试：LED、音响、麦克风、分享嘉宾PPT、翻页笔、年会节目伴奏、分享论坛背景音乐、晚宴背景音乐、游戏背景音乐；

3）主视觉搭建，背景板签字笔和拍照道具摆放；

4）化妆师、摄影师、摄像师开会，明确要求和最终呈现效果；

5）准备工作：参会签到准备、摆桌+桌牌、奖品摆放；

6）彩排：节目彩排、主持人串词彩排；

7）需要提供工作人员午餐盒饭

15、活动中总控：主要需要关注：

1）每个分享嘉宾分享时长控制，要及时提醒，如果分享环节超时了，在圆桌环节进行时长的控制；

2）翻台时间和晚宴摆桌要求的控制；

3）晚宴推进的控制，如果时长计划有出入，可以通过调整游戏时间来控制进程；

4）现场活动临时发生情况的随机应变。

16、会后输出：

1）年会照片实时输出；

2）30秒快剪视频当晚输出；

3）3-4分正式剪辑视频24小时内输出；

4）鼓励参会圈友当晚和第二天发朋友圈宣传年会；

5）复盘贴，视总导演情况输出

17、一些其他注意事项：

1）年会海报不放具体地址，年会地址只在年会群公布，避免白嫖党知道地址自行前往，活动当天现场很忙，很难管控；

2）年会现场不提供酒品，现场人多，防止有人酒品不好，发生一些不好的事情；

3）约定取消报名DDL，提前说好DDL之后退出不退费；

4）年会费用提前收取，年会群提前建好后，进行群收款，迟迟不付费的私聊通知，不回复的就取消报名。

最后，北京年会的成功举办，离不开所有嘉宾、志愿者和赞助商圈友的帮助，附上北京年会正式海报来欣赏一下我们的嘉宾和节目阵容。